数字化办公是指将传统的纸质文件和业务流程转换为电子形式，并利用信息技术和互联网实现办公环节的自动化和高效化。它通过应用各种数字工具和软件平台，提供更便捷、高效和可持续的办公方式。

数字化办公的主要功能包括：

1. 文件管理和共享：数字化办公可以通过电子文档管理系统，实现文件的简单、高效的管理、存储和检索，消除繁琐的纸质文档处理工作，并提供实时的文件共享和协同编辑功能，提高团队之间的合作效率。

2. 电子邮件和即时通讯：数字化办公可以通过电子邮件和即时通讯工具，实现实时沟通和信息交流，包括群组讨论、项目协作、会议安排等，减少传统纸质信函和电话沟通的时间和成本。

3. 日程和任务管理：数字化办公可以通过日历和任务管理工具，帮助员工统一管理和调度工作日程和任务，包括会议安排、任务分配、提醒和跟踪等，提高工作效率和准确性。

4. 线上会议和远程协作：数字化办公可以通过视频会议和远程协作工具，实现不同地点和时区的员工之间的实时会议和沟通，包括屏幕共享、文档演示、群体讨论等，便于跨团队和跨部门的合作。

5. 工作流程和审批：数字化办公可以通过工作流程管理系统，实现业务流程的自动化和标准化，包括请假、报销、合同审批等，提高工作效率并降低人为错误的发生。

6. 数据分析和报表：数字化办公可以通过数据分析和报表工具，帮助企业从大量的办公数据中提取有价值的信息，包括员工绩效、项目进展、销售情况等，为决策提供依据。

7. 安全和可持续性：数字化办公可以通过网络安全技术和数据备份机制，确保公司重要信息和数据的安全性和保密性，并减少对纸张和印刷材料的消耗，实现绿色可持续办公。